Schafft die Informations-Technologie das Controlling ab?

Aktuelle Entwicklungen und Herausforderungen für Controller

Ein modernes Controlling ist ohne IT nicht denkbar. So hat beispielsweise die Einführung von ERP‐Systemen die Controller wesentlich entlastet und Kapazitäten für ihre Entwicklung hin zum Business Partner geschaffen. Nun steht die nächste Revolution ins Haus, die sich mit den Schlagworten Self Service, Mobilität und Echtzeitverarbeitung umschreiben lässt. Wie wird sich diese Entwicklung auf das Controlling auswirken? Sind Controller wieder die großen Nutznießer im Zusammenspiel von Controlling und IT oder drohen Gefahren? Wir geben Ihnen Orientierung.

Die Informationstechnologie hat bis heute die Entwicklung des Controllings wesentlich beeinflusst. So hat die Einführung von ERP‐Systemen die Controller entlastet und zu ihrer Entwicklung hin zum Business  Partner beigetragen. Die neuesten Umwälzungen in der IT könnten sich ebenso positiv auswirken: Von der Tabelle bis zum Film stehen große Informationsmengen zur Verfügung und können für wichtige Managemententscheidungen herangezogen werden. Die Möglichkeiten von Social Media und der Zugriff auf Unternehmensdaten von jedem beliebigen Ort dieser Welt in Echtzeit sind weitere einschneidende Entwicklungen – mit Wechselwirkungen auf Individuen und Unternehmen.

Interessanterweise sind die Unternehmen von einer Umsetzung dieser Trends noch weit entfernt. Die 2. WHU‐Zukunftsstudie des WHU Controller Panels vom September 2014 belegt, dass eine mobile Zugriffsmöglichkeit für Manager auf detaillierte Informationen in Echtzeit derzeit eher noch die Ausnahme bildet. Im Jahr 2019 soll dies jedoch bei mehr als jedem dritten Unternehmen umgesetzt sein. Drei Viertel der Controller sehen dann den mobilen Datenabruf als verwirklicht an und knapp 60 Prozent gehen von der Verfügbarkeit von Echtzeitdaten für ihre Manager aus. Dass diese Entwicklungen nicht ohne Folgen auf den Tätigkeitsbereich der Controller bleiben werden, ist offensichtlich. Folgende Szenarien sind grundsätzlich möglich:

Abb. 1: Datenverfügbarkeit für das Management im Zeitverlauf

Abb. 1: Datenverfügbarkeit für das Management im Zeitverlauf
Abb. 1: Datenverfügbarkeit für das Management im Zeitverlauf

Was passiert im besten Fall? Manager bauen durch ihren konsequenten Umgang mit den Zahlen sukzessiv sehr viel betriebswirtschaftliches Know‐how auf und sind nunmehr in der Lage, den Controllern Aufgaben zu stellen, die eine tiefgründige Analyse erfordern. Controller agieren als kompetente Business-Partner und nicht als reine Zahlenlieferanten. Sie müssen sich nicht mehr mit weniger interessanten Aufgaben befassen und können sich auf wirklich wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Die Qualität ihrer Arbeitsergebnisse bzw. Empfehlungen steigt dadurch immens.

Im schlimmsten Fall verlieren die Controller ihren Einfluss auf die Manager, ohne dass diese in der Lage sind, ihre neuen Möglichkeiten sinnvoll zu nutzen. Manager können zum einen in eine Art Aktionismus verfallen. Jede sich zeigende Veränderung ist dann Anlass für eine unmittelbare Informationsnachfrage – und zwar bei der operativen Einheit, von der die Eingabe verantwortet wird, und nicht beim Controlling. Wenn die Daten in Echtzeit zur Verfügung stehen, kann auch die bisherige Filterungs‐ und Qualitätssicherungsfunktion der Controller nicht zum Tragen kommen. Zum anderen besteht die Gefahr, dass die Manager von der Vielfalt der Auswertungsmöglichkeiten überfordert sind und die falschen Anfragen an das System richten bzw. die gelieferten Informationen falsch interpretieren. Auch hier fehlt der wertvolle Einfluss der Controller, da diese keine Informationen mehr darüber haben, wann Manager welche Informationen abfragen und auswerten.

Wenn die Manager dagegen nach kurzer Zeit in der Lage sind, mit den neuen Auswertungsmöglichkeiten effektiv umzugehen, brauchen sie die Controller für viele der bislang gewohnten Aufgaben nicht mehr. Controller verlieren ihre Deutungshoheit hinsichtlich betriebswirtschaftlicher Zahlen an die Manager. Diese wiederum benötigen keine inhaltliche Unterstützung mehr, sondern nur noch eine technische seitens der IT. Die IT-Experten rücken damit in die ehemaligen Unterstützungsaufgaben der Controller nach. Um die Informationshoheit „beraubt“ und von ITlern in tradierten Aufgaben abgelöst, gehen die Controller in diesem Szenario einer wenig hoffnungsvollen Zukunft entgegen.

Die aktuelle Entwicklung der IT nimmt – so die Ergebnisse des WHU Controller Panels – den ersten Platz in der Rangliste der Zukunftsthemen des Controllings ein. Und das nicht ohne Grund: Denn bei allen Möglichkeiten, die sich für Controller bieten, birgt die stete Weiterentwicklung der IT ein erhebliches Risiko. Nur wer aktiv an den rasanten Modernisierungsprozessen mitwirkt, hat die Chance, weiter zu kommen, und verliert nicht den Zugang zur IT. Wir sehen folgende Agenda für Controller:

  • Standardisierung der Stammdaten: Business-Intelligence‐Systeme, die mobil verfügbar eine große Palette von Auswertungsmöglichkeiten auf der Basis aktueller Informationen bieten, stellen hohe Anforderungen an die Qualität der Datenbasis. Um diese zu erfüllen, müssen Sie im ersten Schritt für eine konsistente Definition und Standardisierung der Stammdaten sorgen. In Großunternehmen wird dieser Prozess nicht Monate, sondern Jahre in Anspruch nehmen.  
  • Integration der IT-Systeme: Auch müssen Sie helfen, eine Integration der zumeist heterogenen IT‐Systeme zu unterstützen. Dies ist eine weitere Großbaustelle in vielen Unternehmen. 
  • Datenintegration: Fortschritte sind auf dem Feld der Datenintegration zu leisten – Daten sollten möglichst nur einmal gespeichert werden. 
  • Rechtemanagement: Abschließend müssen Sie alle Fragen rund um das Thema Rechtemanagement klären. Sie stellen sich durch die Möglichkeit zum Self Service neu und drängend zugleich.

Prof. Dr. Utz Schäffer & Prof. Dr. Dr. h.c. Jürgen Weber

  • Weber, J., Gschmack, S., Tretbar, T., & Wiegmann, L. (2013). IT-Trends und ihre Auswirkungen auf Management und Controlling. Advanced Controlling: Bd. 87. Weinheim: Wiley.
  • Weber, J., Strauß, E., & Spittler, S. (2012): Controlling & IT: Wie Trends und Herausforderungen der IT die Controllingfunktion verändern. Zeitschrift für Controlling & Management, 56(2), 105-109.
  • Weber, J. (2013): Controlling & lT – oder: Wie wird die schöne neue IT-Welt das Controlling verändern? Controller Magazin, 38(2), 26f.